مدراء الموارد البشرية المسؤولون عن وثائق امتثال الموظفين
كيفية تتبع انتهاء صلاحية وثائق الموظفين في وثيقة
أضف تواريخ انتهاء الصلاحية لكل من الإقامة والهوية الإماراتية وجواز السفر وتصريح العمل والتأمين في ملف كل موظف. يرسل وثيقة تنبيهات بريدية تلقائية عند اقتراب انتهاء الصلاحية، حتى لا يفوتك التجديد.
الخطوات
-
افتح ملف الموظف
اذهب إلى الموظفين، اختر موظفاً، وافتح قسم الوثائق.
-
أضف كل نوع وثيقة وتاريخ انتهائها
أدخل تواريخ انتهاء الإقامة والهوية الإماراتية وجواز السفر وتصريح العمل والتأمين حسب الحاجة.
-
راجع لوحة الوثائق
تعرض لوحة الوثائق أو الرئيسية كل الموظفين الذين تنتهي وثائقهم قريباً على مستوى الشركة.
-
التنبيهات البريدية
يرسل وثيقة بريداً تلقائياً للموارد البشرية/المدراء عند اقتراب موعد انتهاء وثيقة — دون إعداد تذكير يدوي.
الأسئلة الشائعة
هل يخزّن وثيقة صور جواز السفر أو الهوية؟
لا — يتتبع وثيقة أنواع الوثائق وتواريخ الانتهاء فقط، وليس نسخاً ممسوحة، في الباقة الأساسية.
قبل كم يوم أُنبَّه، وإلى متى تستمر التذكيرات؟
تبدأ التنبيهات البريدية قبل 30 يوماً من تاريخ انتهاء الوثيقة وتتكرر يومياً مع اقتراب الموعد. وإذا بقيت الوثيقة دون تجديد بعد انتهائها، يستمر وثيقة بتذكير الموارد البشرية/المدراء يومياً أول 30 يوماً، ثم كل 30 يوماً بعد ذلك — بحيث لا يختفي التجديد المتأخر عن الأنظار، دون أن تمتلئ صناديق البريد برسائل متكررة بعد وضوح التأخير.
من الذي يستلم رسائل تنبيه الانتهاء؟
مستخدمو الموارد البشرية والمدراء في الحساب — نفس من يمكنه فتح قسم الوثائق لأي موظف.
هل يظهر تاريخ الانتهاء لجميع الموظفين في مكان واحد؟
نعم — لوحة الوثائق تجمع كل موظف لديه وثيقة تقترب من الانتهاء عبر الشركة كلها، بدل تفقّد ملف كل موظف على حدة.
هل ما زلت بحاجة للمساعدة؟
تواصل مع صاحب الحساب أو المدير لديك، أو تواصل مع فريق الدعم من داخل التطبيق.
إنشاء حساب مجاني